Mengapa Rapat Berlangsung Sangat Lama?

Dengarkan berita ini

humaniora.id – Mengapa Rapat Berlangsung Sangat Lama?.

Salah satu misteri terbesar di dunia kerja era modern, mengapa rapat begitu melelahkan? Dan mengapa berlangsung sangat lama?

Menurut Seth Godin, hanya ada tiga jenis rapat:

• Informasi. Rapat yang pesertanya mendapat informasi tentang sesuatu (entah mereka suka atau tidak).
• Diskusi. Rapat yang bertujuan memberikan masukan atau pengarahan, atau untuk mendapatkan tanggapan.
• Izin. Rapat yang salah satu pihak pesertanya mengusulkan sesuatu, dengan harapan pihak lainnya menyetujui (tetapi memiliki hak dan kekuatan untuk mengatakakan tidak).

Faktor yang sering kali menimbulkan rasa frustasi saat rapat adalah karena pesertanya terdiri dari orang yang berbeda-beda yang mungkin memiliki pemikiran yang berbeda-beda pula tentang rapat tersebut.

Berikut ini beberapa tips supaya rapat berjalan lebih lancar

Peraturan Rapat, Lima Belas Menit

Hukum Parkinson menyatakan bahwa “Pekerjaan terus memanjang hingga memenuhi waktu untuk menyelesaikannya” (dan bukan berdasarkan seberapa kompleksnya pekerjaan itu).

Karena itu, membatasi waktu rapat adalah hal yang bijaksana.

Secara kebetulan, studi menunjukkan bahwa rata-rata orang fokus memperhatikan antara sepuluh hingga delapan belas menit.

Idealnya, kita seharusnya menggunakan timer. Jika timer berbunyi rapat harus segera berakhir.

Peraturan Bertanya

Ada tiga jenis pertanyaan yang bisa kita ajukan dalam rapat.

Pertama, pertanyaan kelengkapan.

Kedua, pertanyaan untuk mendukung suatu proses (misalnya, untuk memastikan setiap orang memahami segala sesuatunya dan membicarakan topik yang sama). dan

Ketiga, pertanyaan yang menunjukkan seberapa banyak yang Anda ketahui, guna menggarisbawahi posisi Anda sendiri atau menantang pihak lain.

Ketiga jenis pertanyaan ini tergolong sah, tetapi seharusnya tidak disatukan.

Pertama adalah pertanyaan kelengkapan, kemudian pertanyaan tentang proses, di ikuti dengan pertanyaan debat.

Peraturan Berdiri

Di banyak perusahaan, rapat di selenggarakan dengan setiap pesertanya berdiri karena dengan begitu keputusan akan lebih cepat tercapai.

Di Washington University, studi menunjukkan bahwa ketika berdiri, orang lebih sigap beraksi dengan antusias, sementara apabila duduk, mereka cenderung bersikap skeptis.

Peraturan Ponsel

Tidak boleh membawa ponsel ke rapat. Catatan harus di tulis dengan tangan.

Bahkan kabarnya Gedung Putih, di bawah kepemimpinan Barack Obama, menerapkan peraturan ini.

“Jika Anda ingin menyelenggarakan rapat keluarga, Anda bisa matikan Wifi dan tunggulah di ruangan tempat router itu berada”.

Demikian artikel, “Mengapa Rapat Berlangsung Sangat Lama?” semoga bermanfaat!

Sumber : The Communication Book, Mikael Krogerus & Roman Tschappeler